Comment devenir membre du conseil d'administration des Événements Harricana?

Voici un extrait des statuts et règlements de l'organisme. Écrivez-nous à info@harricana.info si vous voulez en connaitre d'avantage pour soumettre votre candidature.

Visitez la section Équipe et CA pour consulter les administrateurs en poste.

4. LE CONSEIL D’ADMINISTRATION

4.1. POUVOIRS

Les pouvoirs du conseil d’administration sont, sauf exclusion expresse dans les lettres patentes, les suivants :
a) Acquérir et aliéner des biens, meubles et immeubles;
b) Signer des contrats et conclure des ententes avec toute personne ou autorité publique;
c) Faire, ou autoriser que soit fait, de la publicité sur l’organisme (sous toute forme, incluant les média sociaux);
d) Demander ou acquérir des brevets, droits d’auteur, marques de commerce, permis et concessions;
e) Construire, entretenir, améliorer et utiliser des immeubles, terrains, etc.;
f) Engager, rémunérer et terminer tout contrat d’embauche avec les agents, consultants et employés de l’organisme;
g) Administrer et s’occuper de la gestion de l’organisme sous tous rapports;
h) Adopter, modifier et abroger les règlements généraux ou de régie interne;
i) Nommer les dirigeants et en déterminer leurs fonctions, rôles et responsabilités;
j) Adopter les états financiers;
k) Déléguer la gestion des affaires courantes;
l) Créer des comités et en nommer les membres.

4.2. NOMBRE ET COMPOSITION

Les affaires de l’organisme sont administrées par un conseil d’administration composé de huit (8) membres. La direction générale est membre d’office du conseil d’administration avec droit de parole, mais sans droit de vote.

La composition des sièges du conseil d’administration se répartit comme suit :

• 2 sièges réservés pour les membres fondateurs
• 1 siège réservé pour le membre fondateur honoraire Sébastien Boivin
• 1 siège réservé pour un membre de la région de Charlevoix
• 4 administrateurs sans restrictions

Toutes les candidatures doivent être parrainées par un membre du conseil d’administration.

4.3. DURÉE DES FONCTIONS

Chaque administrateur entre en fonction à la clôture de l’assemblée au cours de laquelle il a été élu. La durée du mandat pour tous les membres du conseil d’administration est de deux (2) années.

L’organisme respecte le principe de mandats décalés dans le renouvèlement des sièges au conseil d’administration. Les années paires, trois (4) membres élus du conseil d’administration terminent leur mandat, et les années impaires les quatre (4) autres membres élus terminent le leur.

Advenant que le principe de mandats décalés soit en cause, le conseil d’administration, lors de la première réunion suivant l’assemblée générale, décide (sur une base volontaire ou par tirage au sort) du ou des élus dont le mandat ne sera que d’un (1) an, afin de rétablir ce principe de rotation lors de la prochaine élection.

4.4. ÉLIGIBILITÉ

Tout candidat au poste d’administrateur doit être majeur, être un membre en règle de l’organisme et avoir complété et remis un bulletin de candidature. Les administrateurs sortants sont rééligibles pour plusieurs mandats consécutifs.

Les personnes déclarées inaptes par le tribunal, en curatelle ou en tutelle et les faillis non libérés ne sont pas éligibles comme administrateurs.

4.5. ÉLECTIONS

4.5.1. Mise en candidature et procédure d’élection
La nomination des candidats se fait par un comité de recrutement. Tous les candidats doivent soumettre cinq (5) jours avant la date de l’assemblée générale leur bulletin de candidature pour fin d’étude par le comité.

Les administrateurs sont élus chaque année par les membres ayant droit de vote au cours de l’assemblée annuelle. Trois (4) administrateurs sont élus chaque année paire par les membres ayant droit de vote au cours de l’assemblée annuelle et quatre (4) pour chaque année impaire.

a) Tout membre intéressé à se présenter à un poste d’administrateur doit soumettre son bulletin au secrétaire de l’organisme, et ce, cinq (5) jours ouvrables avant la date de la tenue de l’assemblée annuelle.
b) Il revient au comité de recrutement de déterminer dans quelle mesure le candidat est admissible au poste d’administrateur.
c) La liste des candidats éligibles est remise aux membres présents au début de l’assemblée.

Dans le cas où il n’y a pas plus de candidats que le nombre d’administrateurs à élire, l’élection a lieu par acclamation; dans le cas où il y a plus de candidats que d’administrateurs à élire, l’élection sera faite par scrutin secret à la majorité simple.

a) La responsabilité totale de la tenue des élections relève d’un comité d’élection nommé par l’assemblée générale;
b) Ce comité est formé du président d’élection, d’un secrétaire et de deux scrutateurs nommés par les membres;
c) Chaque candidat est invité à présenter les raisons motivant sa candidature;
d) Le comité d’élection prépare les bulletins, les distribue et les recueille;
e) Chaque membre vote en écrivant sur le bulletin le nom du candidat de son choix;
f) Le comité d’élection dépouille les bulletins et en communique le résultat, par écrit contresigné, au président d’élection qui le transmet à l’assemblée générale;
g) Les candidats ayant obtenu le plus de votes sont déclarés élus. En cas d’égalité des voix entre deux candidats, le comité d’élection procède à un deuxième tour de scrutin, mais pour ces deux candidats seulement. Le président n’a pas de vote prépondérant.

4.5.2. Siège non comblé par l’assemblée générale annuelle
Dans le cas où il reste un ou des postes à pourvoir, faute de candidats en nombre suffisant à l’élection, le conseil d’administration peut, pour assurer le bon fonctionnement de l’organisme, demander l’approbation des membres réunis à l’AGA pour coopter un (ou des) nouveau(x) membre(s) au poste d’administrateur(s). Dans le cas d’un refus de l’AGA, le conseil d’administration ne pourra coopter personne au conseil d’administration, sauf en cas de vacances.

4.6. VACANCES

Un poste devient vacant lorsque son titulaire perd les qualités nécessaires à son élection ou démissionne. Tout administrateur dont la charge a été déclarée vacante peut être remplacé par résolution du conseil d’administration, mais le remplaçant ne demeure en fonction que pour le reste du terme non expiré de son prédécesseur. Ce remplaçant doit posséder les mêmes qualités requises que son prédécesseur et, dans l’intervalle, les administrateurs peuvent validement continuer à exercer leurs fonctions, du moment qu’un quorum subsiste.

4.7. RETRAIT D’UN ADMINISTRATEUR

Cesse de faire partie du conseil d’administration tout administrateur qui :
a) présente par écrit sa démission au conseil, soit au président ou au secrétaire du conseil d’administration, soit lors d’une assemblée du conseil d’administration;
b) décède, devient insolvable ou inapte;
c) cesse de posséder les qualités requises pour exercer ses fonctions à titre d’admnistrateur;
d) ou avise verbalement les membres du conseil d’administration lors d’une assemblée du conseil d’administration. La démission sera prise en note dans le procès-verbal de l’assemblée du conseil.

4.8. DESTITUTION

Tout administrateur peut être démis de ses fonctions, pour ou sans cause, avant l’expiration de son mandat, à une assemblée spéciale des membres convoquées à cette fin, par un vote des 2/3 des membres ayant droit de vote présents.
À cette même assemblée, une personne dûment qualifiée peut être élue en lieu et place de l’administrateur démis. La personne ainsi élue ne reste en fonction que pour la durée non expirée du mandat de l’administrateur destitué qu’elle remplace.

4.9. RÉMUNÉRATION ET REMBOURSEMENT DES DÉPENSES

Les administrateurs ne sont pas rémunérés pour l’exercice de leur fonction. Ils peuvent toutefois être rémunérés à titre de personnes-ressources pour la réalisation de certains mandats si l’organisme a recours à leurs services. Cette décision doit faire l’objet d’une résolution du conseil d’administration.

Les administrateurs peuvent être remboursés de toutes dépenses encourues dans l’exercice de leurs fonctions et autorisées, sur présentation de pièces justificatives.

4.10. INDEMNISATION ET PROTECTION

Tout administrateur, incluant ses héritiers et ayants droit, sera tenu, au besoin et à toute époque, à même les fonds de l’organisme, indemne, et à couvert :

a) de tous frais, charges et dépenses quelconques que cet administrateur supporte ou subit au cours ou à l’occasion d’une action, poursuite ou procédure intentée contre lui, à l’égard ou en raison d’actes faits ou choses accomplis ou permis par lui dans l’exercice ou pour l’exécution de ses fonctions, et;
b) de tous autres frais, charges et dépenses qu’il supporte ou subit au cours ou à l’occasion des affaires de l’organisme ou relativement à ces affaires, excepté ceux qui résultent de sa propre négligence ou de son omission volontaires.

En l’occurrence, l’organisme garantit à ses administrateurs une couverture d’assurance responsabilité pour les protéger contre toute procédure judiciaire intentée contre eux à l’égard ou en raison d’actes posés de bonne foi, dans l’exercice de leurs fonctions.

4.11. CONFLIT D’INTÉRÊT

Aucun administrateur ne peut confondre les biens de l’organisme avec les siens, ni utiliser à son profit ou au profit d’un tiers les biens de l’organisme ou l’information qu’il obtient en raison de ses fonctions, à moins qu’il ne soit expressément et spécifiquement autorisé à le faire par les membres de l’organisme.

Chaque administrateur doit éviter de se placer dans une situation de conflit entre son intérêt personnel et ses obligations d’administrateur de l’organisme. Il doit dénoncer sans délai à l’organisme tout intérêt qu’il possède dans une entreprise ou une association susceptible de le placer en situation de conflit d’intérêts, ainsi que les droits qu’il peut faire valoir contre elle, en indiquant, le cas échéant, leur nature et leur valeur.

Un administrateur peut, même dans l’exercice de ses fonctions, acquérir, directement ou indirectement, des droits dans les biens de l’organisme ou contracter avec elle, pourvu qu’il signale aussitôt ce fait à l’organisme, en indiquant la nature et la valeur des droits qu’il acquiert, et qu’il demande que ce fait soit consigné au procès-verbal des délibérations du conseil d’administration.

L’administrateur ainsi intéressé dans une acquisition de biens ou contrat doit, sauf nécessité, s’abstenir de délibérer et de voter sur la question. À la demande du président ou de tout autre administrateur, l’administrateur intéressé doit quitter la réunion pendant que le conseil d’administration délibère et vote sur l’acquisition ou le contrat en question.

Ni l’organisme ni l’un de ses membres ne pourra contester la validité d’une acquisition de biens ou d’un contrat impliquant d’une part, l’organisme, et, d’autre part, directement ou indirectement un administrateur, pour le seul motif que l’administrateur y est parti ou intéressé, du moment que cet administrateur a procédé sans délai et correctement à la dénonciation mentionnée plus avant au présent règlement.